La plupart des dirigeants et directeurs support qui nous contactent ont la même hésitation : "On sent qu'il y a des choses à améliorer, mais on ne sait pas si c'est le bon moment, si nos problèmes sont suffisamment sérieux, ou si ça vaut le coup de s'engager dans quelque chose."
C'est précisément la raison pour laquelle nous proposons un diagnostic gratuit de 30 minutes avant tout engagement. Pas pour "vendre" — pour voir ensemble si les problèmes que vous rencontrez ont un potentiel d'amélioration réel, et vous le dire franchement.
Voici exactement ce qui se passe.
Avant le rendez-vous : aucune préparation requise
La première chose à savoir : vous n'avez rien à préparer.
Pas de présentation PowerPoint. Pas de données à compiler. Pas de liste de processus à rédiger. Certains interlocuteurs arrivent avec des fichiers, des organigrammes, des indicateurs — c'est utile, mais pas nécessaire.
Ce que vous avez en tête, ce que vous ressentez dans votre quotidien, ce qui vous prend du temps et vous empêche de faire ce qui compte vraiment : c'est suffisant pour un diagnostic utile.
Le format : visioconférence ou présentiel selon votre préférence. 30 minutes chrono, respectées.
Les 10 premières minutes : comprendre votre contexte
Le diagnostic commence toujours par quelques questions de cadrage. Non pas pour vous évaluer — pour situer votre organisation dans ce qu'elle vit.
Les questions typiques :
Sur la structure : Combien de personnes dans votre équipe ? Quelles fonctions sont concernées — Achats, Finance, RH, Supply, autre chose ? Quel ERP utilisez-vous ? Êtes-vous sur Microsoft 365 ?
Sur le contexte opérationnel : Votre activité a-t-elle évolué significativement ces 18 derniers mois — croissance, restructuration, fusion, nouvel outil déployé ?
Sur la douleur perçue : Qu'est-ce qui vous prend le plus de temps aujourd'hui ? Quels processus génèrent le plus de friction avec vos collègues ou vos interlocuteurs internes ? Y a-t-il des sujets qui reviennent systématiquement dans vos réunions sans jamais être résolus ?
Cette dernière question est souvent la plus révélatrice. Les sujets "chroniques" — ceux qui font partie du paysage depuis si longtemps qu'on a arrêté de chercher à les résoudre — sont presque toujours des gaspillages structurels.
Les 15 minutes suivantes : creuser un processus spécifique
Une fois le contexte posé, nous choisissons ensemble un processus à explorer plus précisément. Pas le plus complexe — celui qui génère la douleur quotidienne la plus visible.
L'exploration suit la logique de la VSM administrative. On pose les mêmes questions qu'on poserait pour une cartographie de flux :
- Qui déclenche ce processus, et avec quoi ?
- Combien de personnes y interviennent ?
- Combien de temps prend-il, du début à la fin ?
- Où est-ce que ça bloque le plus souvent ?
- Y a-t-il des données disponibles sur les délais ou les volumes ?
Selon les réponses, les gaspillages se révèlent naturellement. Il n'est pas rare qu'en 15 minutes d'échange structuré, un directeur verbalise pour la première fois quelque chose qu'il savait intuitivement mais n'avait jamais quantifié.
Un exemple réel : lors d'un diagnostic pour un directeur Supply d'une ETI de plasturgie, la question "combien de temps entre la demande d'approvisionnement et la confirmation au fournisseur ?" a produit un silence de 5 secondes, suivi de "je ne sais pas exactement… entre 3 et 10 jours selon les cas". C'est le point de départ d'un diagnostic terrain.
Les 5 dernières minutes : ce qu'on vous dit franchement
Le diagnostic se termine par un retour direct sur ce qu'on a observé — pas un discours commercial.
Trois cas de figure :
Il y a un potentiel clair. Les gaspillages identifiés sont représentatifs, le volume ou la fréquence justifient un travail structuré, et les conditions (engagement de la direction, disponibilité des acteurs) semblent réunies. On vous le dit, on esquisse les priorités.
Il y a du potentiel, mais ce n'est pas le bon moment. L'entreprise est en pleine restructuration, une fusion est en cours, un déploiement ERP vient de commencer. Le Lean Office dans ce contexte risquerait de s'ajouter à la charge plutôt que de la réduire. On vous le dit aussi.
Les problèmes ne relèvent pas du Lean Office. Parfois, la douleur exprimée vient d'un problème de management, d'un outil vraiment défaillant qui nécessite un remplacement, ou d'un contexte organisationnel que la méthode Lean ne peut pas résoudre seule. On vous le dit — et si possible, on vous oriente vers ce qui peut réellement aider.
Le livrable : un rapport terrain remis sous 5 jours
Si le diagnostic confirme un potentiel, un rapport est remis sous 5 jours ouvrés. Ce n'est pas un devis déguisé.
Le rapport contient :
Une cartographie synthétique du processus étudié — les étapes, les points d'attente identifiés, les acteurs impliqués. Pas une VSM complète (ça, c'est le travail terrain), mais une représentation claire de ce qu'on a compris du flux.
Les 2 à 3 gaspillages prioritaires avec une estimation qualitative du temps perdu associé. Les formulations sont prudentes et honnêtes : "selon vos indications, nous estimons..." — on ne prétend pas avoir mesuré ce qu'on n'a pas encore mesuré.
Une proposition de 3 chantiers à 90 jours — pas une mission complète, mais les 3 premières actions à mener pour produire des résultats visibles rapidement.
Si applicable : une estimation du ROI potentiel — combien d'heures récupérables, à quel horizon, avec quelle méthode de calcul.
Ce rapport vous appartient. Vous pouvez le transmettre à votre direction, le discuter en interne, l'utiliser comme base pour décider si vous souhaitez aller plus loin — ou pas.
Ce que ça engage — et ce que ça n'engage pas
Le diagnostic gratuit n'engage à rien. Pas de relance commerciale agressive, pas de proposition automatique de mission. Si nous estimons qu'une mission Bureau-Lean peut vous aider et que vous avez les mêmes conclusions, on en discutera. Si vous avez besoin de temps pour réfléchir, c'est normal.
Ce que ça engage, en revanche : 30 minutes de votre temps. Et une certaine honnêteté dans vos réponses — parce que le diagnostic ne vaut que ce qu'on lui donne.
Il engage aussi notre propre temps et notre réputation. Nous ne faisons pas de diagnostic pour produire un rapport inutile. Nous le faisons parce que c'est la seule façon de savoir si on peut vraiment vous aider.
La question qu'on nous pose le plus souvent
"Est-ce que c'est adapté à notre taille ?"
Nos missions se déroulent dans des ETI de 80 à 800 personnes, dans des secteurs industriels variés — plasturgie, équipements industriels, logistique, agroalimentaire. La méthode s'adapte à l'échelle.
Ce qui compte, ce n'est pas la taille de l'entreprise — c'est la réalité des gaspillages dans vos processus. Et dans notre expérience, les gaspillages administratifs ne choisissent pas la taille.