Il y a un paradoxe fréquent dans les directions Achats : les équipes sont surchargées, les délais s'allongent, mais les volumes n'ont pas augmenté. La surcharge est réelle — mais elle ne vient pas d'où on croit.
C'est exactement la situation que nous avons trouvée chez ce fabricant d'équipements industriels en région lyonnaise. 12 acheteurs, 850 collaborateurs sur le site, 800 commandes par mois. Et un directeur Achats qui constatait une dégradation progressive de ses indicateurs sans pouvoir en identifier la cause.
Voici ce que nous avons fait, ce que nous avons trouvé, et ce qui a changé.
La situation initiale : "On est surchargés, mais on ne sait pas pourquoi"
Le diagnostic initial était celui-ci : délai moyen de traitement d'une commande passé de 5 à 8 jours sur 18 mois. Taux de relances fournisseurs en hausse. Plaintes des équipes internes sur les délais d'approvisionnement. Moral des acheteurs en baisse.
La première hypothèse du directeur Achats : manque de ressources. La solution envisagée : recruter deux acheteurs supplémentaires.
Avant de recruter, il a accepté de faire un diagnostic terrain avec nous. 30 minutes d'échange pour comprendre les données disponibles et les grands flux du processus commande.
Ce que nous avons découvert en deux semaines de cartographie terrain a changé entièrement l'analyse.
La cartographie : voir le flux tel qu'il est vraiment
La VSM (Value Stream Mapping) numérique que nous avons réalisée sur le processus commande a révélé 7 étapes distinctes entre la demande d'achat interne et la réception de la facture fournisseur.
Sur ces 7 étapes, 4 étaient des points d'attente — des moments où le dossier stagnait dans une boîte mail en attendant une action humaine.
Les faits documentés :
- 35% du temps des acheteurs consacré aux relances : relances fournisseurs pour accusés de réception, relances internes pour validations, relances comptabilité pour accusés de livraison
- Délai d'approbation manager : 2,3 jours en moyenne (pour des commandes < 5 000 € qui ne nécessitaient aucune analyse)
- Validation finance : 1,8 jour en moyenne pour les commandes nécessitant un engagement budgétaire
- Saisie ERP : réalisée deux fois — une fois dans un fichier Excel de suivi interne, une fois dans le module Achats de l'ERP (SAP)
- 4 versions différentes du fichier de suivi des commandes en circulation simultanée entre les acheteurs
La conclusion était claire : le problème n'était pas le volume de commandes. C'était la friction dans le flux.
Les 3 gaspillages prioritaires
À partir de la cartographie, nous avons priorisé 3 chantiers avec le directeur Achats :
Chantier 1 : Standardiser et simplifier le processus d'approbation
Le processus d'approbation des demandes d'achat fonctionnait entièrement par email. L'acheteur envoyait un email au manager, le manager répondait (ou pas), l'acheteur relançait, le manager validait. Aucune visibilité sur l'état d'avancement, aucune relance automatique, aucun délai contractualisé.
La solution déployée : un formulaire SharePoint unique pour les demandes d'achat, avec validation électronique et relance automatique à J+1 si pas de réponse. Pour les commandes < 3 000 €, validation automatique avec simple notification (délégation de signature formalisée).
Résultat : délai d'approbation réduit de 2,3 jours à 0,4 jour.
Chantier 2 : Éliminer la double saisie ERP/Excel
L'existence d'un fichier Excel parallèle au module Achats SAP était historique : SAP avait été déployé 3 ans plus tôt, mais le fichier Excel existait depuis 10 ans et "faisait des choses que SAP ne fait pas". En analysant ces "choses", nous avons découvert que 80% du contenu du fichier Excel était redondant avec SAP, et que 20% correspondait à des indicateurs de suivi que SAP pouvait produire avec une configuration mineure.
La solution : connexion Power BI directe à SAP pour les indicateurs de suivi, suppression du fichier Excel de suivi, formation des acheteurs aux requêtes SAP de base.
Résultat : 1h30/semaine économisée par acheteur sur la double saisie et la réconciliation.
Chantier 3 : Automatiser les relances fournisseurs
35% du temps sur des relances, c'est un problème de processus, pas d'acheteurs. Les relances étaient manuelles, non tracées, et dépendaient de la mémoire individuelle des acheteurs (ou de leur fichier Excel personnel).
La solution : Power Automate déclenche automatiquement une relance email au fournisseur à J+3 sans accusé de réception, J+5 sans confirmation de délai, J+2 avant la date de livraison prévue. Les acheteurs reçoivent un résumé quotidien des anomalies actives.
Résultat : temps de relance réduit de 35% à 8% du temps des acheteurs.
Le tableau de management visuel Achats
En parallèle des trois chantiers, nous avons construit un tableau de management visuel Achats — un dashboard Power BI accessible à toute l'équipe, rafraîchi quotidiennement depuis SAP, qui affiche :
- Les commandes en retard par acheteur et par fournisseur
- Le délai moyen de traitement sur les 30 derniers jours
- Les points bloquants actifs (validations en attente > 1 jour)
- Le taux de relances par fournisseur (indicateur de fiabilité fournisseur)
Ce dashboard est devenu l'outil de la réunion d'équipe hebdomadaire — une réunion réduite de 1h à 20 minutes parce que tout le monde part des mêmes données visibles.
Les résultats à 8 semaines
- Délai moyen de traitement commande : de 8 jours à 4,8 jours (-40%)
- Temps de relance : de 35% à 8% du temps des acheteurs
- Double saisie éliminée : 1h30/semaine récupérée par acheteur (18h/semaine pour l'équipe)
- Taux d'erreurs de saisie : réduit de 12% à 2% (mesure SAP)
- Satisfaction interne (enquête flash) : de 5,2/10 à 7,8/10
Et le recrutement ? Il n'a pas eu lieu. La capacité libérée par l'élimination des gaspillages a été suffisante pour absorber une croissance de 15% du volume de commandes sans tension.
Ce que ce cas enseigne sur le Lean Office
Trois enseignements généralisables à d'autres directions Achats :
1. La surcharge perçue est souvent une surcharge créée. Les équipes ne manquent pas de temps — elles perdent du temps à des tâches sans valeur ajoutée. Avant de recruter, il faut voir où va le temps.
2. Les outils ne sont pas le problème — leur usage l'est. SAP était en place. Excel était en place. Email était en place. Aucun outil n'était défaillant en soi. C'était leur articulation et les processus autour qui créaient du gaspillage.
3. La visibilité change les comportements. Avant le dashboard, les acheteurs ne savaient pas que 35% de leur temps allait aux relances. Voir les chiffres a créé une prise de conscience collective qui a facilité tous les changements.
Votre direction Achats est-elle dans cette situation ?
Quelques questions à vous poser :
- Vos acheteurs passent-ils plus de 15% de leur temps sur des relances (internes ou fournisseurs) ?
- Avez-vous des fichiers Excel en parallèle de votre ERP Achats ?
- Le délai de traitement d'une commande standard dépasse-t-il 3 jours ?
- Vos réunions d'équipe commencent-elles par "qui a les bons chiffres ?"
Si vous répondez oui à 2 de ces 4 questions, votre direction Achats a un potentiel d'amélioration significatif. Un diagnostic de 30 minutes permet de le qualifier précisément.