Dans une direction Achats de 10 personnes, combien d'heures par semaine sont consacrées aux relances ? Aux emails de confirmation de réception ? Aux exports de données pour remplir des tableaux de bord ? Aux rappels de validation bloquante ?
Dans nos missions terrain, la réponse se situe en général entre 30% et 40% du temps total de l'équipe. C'est une journée et demie par acheteur, par semaine, consacrée à des tâches que l'on pourrait qualifier sans exagération de "travail de secrétariat" — des tâches structurellement sans valeur ajoutée, parce qu'elles ne nécessitent aucune expertise, aucune décision, aucun jugement.
Power Automate — inclus dans la plupart des licences Microsoft 365 Business — est l'outil le plus direct pour éliminer ces tâches. Voici 4 automatisations concrètes que nous déployons régulièrement en direction Achats.
Pourquoi Power Automate plutôt qu'un autre outil
Avant de détailler les automatisations, une précision d'approche. Le choix de Power Automate n'est pas idéologique — c'est pragmatique.
La quasi-totalité des ETI industrielles françaises ont Microsoft 365. Outlook, Teams, SharePoint, Excel sont déjà en place. Power Automate s'intègre nativement dans cet environnement : il lit les emails Outlook, écrit dans des listes SharePoint, met à jour des fichiers Excel, envoie des notifications Teams.
Il ne nécessite pas d'interface IT complexe ni de projet ERP. La plupart des automatisations que nous décrivons ici se construisent en quelques jours, avec des profils fonctionnels formés — pas des développeurs.
La logique Lean s'applique à l'outil lui-même : utiliser ce qu'on a déjà, de façon ciblée, sur les gaspillages identifiés.
Automatisation 1 — Les relances fournisseurs automatiques
C'est systématiquement le premier chantier que nous traitons en direction Achats. Non pas parce que c'est le plus simple, mais parce que c'est là que le gaspillage de temps est le plus visible et le plus facile à mesurer.
Le problème Lean : chaque acheteur maintient mentalement (ou dans un fichier Excel personnel) la liste des commandes en attente de confirmation. Chaque matin, il passe 20 à 40 minutes à relancer les fournisseurs qui n'ont pas accusé réception, confirmé les délais ou notifié d'un retard. C'est un gaspillage de type "Attente" et "Mouvement" dans la nomenclature TIMWOOD.
L'automatisation Power Automate :
Un flux déclenché quotidiennement lit la liste des commandes en cours depuis SharePoint ou l'ERP (via connecteur ou export automatique). Pour chaque commande :
- Sans accusé de réception à J+2 : email de relance automatique au fournisseur, copie au responsable du compte
- Sans confirmation de délai à J+5 : escalade automatique avec copie au directeur Achats
- À J-2 avant la date de livraison prévue, si statut "non reçu" : alerte Teams à l'acheteur concerné
L'acheteur reçoit chaque matin un récapitulatif des anomalies actives — uniquement celles qui nécessitent une action humaine.
Résultat typique : temps de relance réduit de 35% à 7-9% du temps de l'équipe. Dans une mission récente sur une direction Achats de 12 personnes, cela représentait 14 heures hebdomadaires récupérées — l'équivalent de 0,35 ETP.
Automatisation 2 — Le workflow de validation des demandes d'achat
Le processus de validation des demandes d'achat par email est l'un des générateurs de gaspillage les plus constants que nous observons.
Le problème Lean : l'acheteur envoie un email au manager avec une pièce jointe (PDF, Excel, formulaire maison). Le manager répond — ou ne répond pas, auquel cas l'acheteur relance. Si la demande nécessite plusieurs niveaux de validation, chaque niveau crée un nouveau délai. En moyenne, dans nos missions, les délais de validation par email atteignent 2 à 4 jours pour des décisions qui prennent 5 minutes.
L'automatisation Power Automate :
Un formulaire SharePoint (ou Microsoft Forms) standardise la demande d'achat : fournisseur, référence, quantité, montant, justification, compte budgétaire. À la soumission, Power Automate déclenche automatiquement :
- Une notification Teams ou email au validateur désigné selon des règles de routage (par montant, par famille d'achat, par département demandeur)
- Un rappel automatique à J+1 si pas de réponse
- Pour les commandes sous un seuil défini (ex : < 2 000 €) : validation automatique avec simple notification (délégataire formalisé)
- Une mise à jour en temps réel du statut dans un tableau de bord partagé visible par toute l'équipe
Résultat typique : délai moyen de validation de 2,8 jours à 0,4 jour. Disparition des relances de validation (un autre flux de relances internes éliminé).
Cette automatisation s'applique directement aux processus cartographiés en VSM administrative. La validation est systématiquement le premier point d'attente identifié.
Automatisation 3 — Les alertes de dépassement budgétaire en temps réel
Dans la majorité des ETI que nous accompagnons, le suivi budgétaire par ligne d'achat est mensuel — au mieux hebdomadaire. Un dépassement de budget est détecté avec 2 à 4 semaines de retard, après que les commandes sont déjà passées.
Le problème Lean : l'information budgétaire est disponible dans l'ERP ou dans des fichiers de suivi Excel — mais elle n'est pas connectée au processus de commande. La décision de commande se prend sans visibilité sur le reste à consommer. C'est un gaspillage de type "Défaut" : des décisions prises sur information incomplète, qui génèrent de la retouche (annulations, ré-allocations, conversations avec la finance).
L'automatisation Power Automate :
Un flux connecté au fichier ou à la base de données budgétaire compare chaque nouvelle demande de commande validée au reste à consommer de la ligne budgétaire concernée.
- Si la commande consomme plus de 80% du reste à consommer : notification automatique au responsable budgétaire et au directeur Achats
- Si la commande dépasse le budget disponible : blocage de la validation automatique + alerte immédiate avec les chiffres
Ce flux peut être connecté à un export ERP automatisé quotidien ou, dans certaines configurations, directement à l'ERP via API (SAP, Sage, Cegid ont des connecteurs Power Automate disponibles).
Résultat typique : dépassements budgétaires détectés en temps réel vs en fin de mois. Dans une ETI de 200 personnes, cela a permis d'éviter 3 dépassements budgétaires non planifiés sur un trimestre.
Automatisation 4 — Le reporting Achats automatisé
Combien d'heures votre équipe consacre-t-elle à préparer les reportings mensuels — extraction ERP, copie dans Excel, reformatage, envoi par email — qui occupent 30 minutes de réunion et sont oubliés le lendemain ?
Le problème Lean : le reporting manuel est un gaspillage de surproduction couplé à un gaspillage de transport de l'information. L'information existe dans les systèmes — mais elle n'est pas présentée de la bonne façon, au bon moment, aux bonnes personnes.
L'automatisation Power Automate :
Un flux hebdomadaire ou mensuel déclenche automatiquement :
- L'extraction des données de commandes depuis l'ERP ou SharePoint
- L'actualisation d'un rapport Power BI connecté (les données s'y mettent à jour automatiquement)
- L'envoi par email ou notification Teams d'un lien vers le rapport à jour, avec un résumé en texte des 3 indicateurs clés (délai moyen, taux de commandes en retard, top 5 fournisseurs en anomalie)
La préparation manuelle du reporting disparaît. Le rapport est toujours disponible, toujours à jour, accessible sans demande préalable.
Pour aller plus loin sur la construction d'un tableau de bord Lean avec Power BI, consultez notre article sur le pilotage des fonctions support avec Power BI.
Résultat typique : 3 à 5 heures mensuelles récupérées par collaborateur impliqué dans la préparation du reporting. Qualité de l'information améliorée (données ERP directes vs consolidation manuelle avec risque d'erreur).
Ce que ces automatisations ont en commun
Ces 4 automatisations ne sont pas des projets IT. Ce sont des extensions de processus Lean déjà optimisés.
La règle d'or que nous appliquons : on n'automatise pas un processus mal conçu. Avant de lancer Power Automate, on cartographie le flux, on identifie les gaspillages, on simplifie ce qui peut l'être — puis on automatise ce qui reste.
Automatiser un processus chaotique produit un processus chaotique plus rapide. Ce n'est pas de l'amélioration.
La bonne séquence : Lean d'abord, outil ensuite. Et les gains obtenus sont durables parce qu'ils reposent sur un processus propre, pas sur une rustine technologique.
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